ניהול ואחזקת מבנים: כל מה שצריך לדעת

בתור בעל דירה בבניין משותף או חבר ועד בית, בטח שמת לב שניהול ואחזקת מבנים הם לא משימה פשוטה. אם פעם ועד הבית היה אחראי על הכל, היום יותר ויותר בניינים בוחרים בפתרון מקצועי – חברת ניהול ואחזקת מבנים. אז מה בדיוק עושות החברות האלה? כמה זה עולה? ואיך בוחרים חברה מתאימה?

מהו ניהול ואחזקת מבנים ?

אם פעם חשבתם שניהול ואחזקת מבנים זה סתם להחליף נורות ולשטוף מדרגות, אז אתם טועים. מדובר במערך שלם של שירותים שמטרתם לשמור על תפקוד תקין של הבניין לאורך זמן. אנחנו מדברים על תחזוקה שוטפת, טיפול במערכות מורכבות, ניהול תקציבי ועוד.

ככל שהבניינים נעשים גבוהים ומתוחכמים יותר, כך גם המערכות שמרכיבות אותם הופכות למורכבות. מערכות חשמל, מים, חימום, מיזוג, מעליות, גנרטורים, וכיבוי אש – כולן דורשות טיפול מקצועי. לא מדובר רק בניקיון ואסתטיקה, אלא בשירותים הכרחיים לתפקוד תקין ובטיחותי של הבניין.

ההבדל בין ניהול מבנים לאחזקת מבנים

רגע, אז מה בעצם ההבדל בין ניהול לאחזקה? תכלס,   לפעמים נראה שמדובר באותו דבר, אבל יש הבדל מהותי.

• אחזקת מבנים מתמקדת בתחזוקה הפיזית של הבניין והמערכות שלו. זה כולל טיפול במעליות, מערכות חשמל, אינסטלציה, גינון, ניקיון וכדומה.
• ניהול מבנים לעומת זאת, הוא תחום רחב יותר שכולל את הניהול הפיננסי והאדמיניסטרטיבי של הבניין. מדובר בגביית תשלומים מהדיירים, ניהול התקציב, תשלום לספקים, טיפול בביטוחים, פתרון סכסוכים בין דיירים ועוד. בקיצור, ניהול מבנים הוא "המוח" ואחזקת מבנים היא "הידיים".

רוב החברות בתחום מציעות את שני השירותים יחד, מה שיוצר פתרון כולל לבניין. ככה אתם, כדיירים, יכולים להסיר דאגה מלבכם ולהשאיר את הטיפול בבניין לאנשי מקצוע.

שירותים שמספקות חברות ניהול ואחזקת מבנים

עכשיו כשהבנו את ההבדל בין ניהול לאחזקה, בואו נראה מה בדיוק כוללים השירותים האלה. יש פה מגוון די רחב, ואף אחד לא אוהב הפתעות, אז כדאי לדעת על מה אתם משלמים. שימו לב שלא כל חברה מציעה את כל השירותים, ולפעמים תוכלו לבחור חבילה שמתאימה בדיוק לצרכים של הבניין שלכם.

ניהול מבנים – שירותים עיקריים

ניהול מבנים הוא בעצם ניהול של כל הפעילות המנהלתית והפיננסית של הבניין. חברות ניהול טובות משמשות כגורם מקצועי שמחליף את ועד הבית (או לפחות מפחית משמעותית את העומס עליו). אחרי שנתיים בוועד הבית, כמעט כול מי שבוועד,  יכול להעיד שזו עבודה לא פשוטה בכלל.

מה כוללים השירותים העיקריים בתחום ניהול המבנים :

• ניהול פיננסי – פתיחת חשבון בנק לבניין, גביית תשלומים מדיירים, תשלום לספקים
• ניהול התקשרויות עם ספקים – בחירת ספקים, חתימת חוזים, פיקוח על ביצוע
• טיפול בביטוחים – ביטוח מבנה, ביטוח צד ג', ביטוחים נוספים
• פתרון סכסוכים בין דיירים – תיווך, גישור והכרעה במחלוקות
• דיווח לדיירים – דוחות כספיים, עדכונים שוטפים על מצב הבניין

אחד הדברים הכי טובים בניהול מקצועי הוא שכבר לא צריך להתעסק עם השכן מקומה 4 שלא משלם ועד בית כבר חצי שנה. החברה מטפלת בזה במקומכם.

אחזקת בניין – שירותים עיקריים

אחזקת בניין היא הצד המעשי של הטיפול בבניין. זה מה שדואג שהכול יעבוד כמו שצריך, ייראה טוב ויהיה בטיחותי. בניגוד למה שחושבים, זה לא רק להחליף נורות – מדובר במערך שלם של שירותים טכניים.

השירותים העיקריים בתחום אחזקת מבנים:

• ניקיון – שטיפת מדרגות, ניקוי לובי, פינוי אשפה
• גינון – טיפול בגינות הבניין, השקיה, גיזום
• תחזוקת מערכות – מעליות, מערכות חשמל, אינסטלציה, מיזוג אוויר
• תיקונים שוטפים – תיקון נזילות, החלפת נורות, תיקון דלתות וכדומה
• אבטחה – מצלמות, שערים אלקטרוניים, אינטרקום
• טיפול במערכות בטיחות – גילוי אש, מערכות כיבוי, יציאות חירום

בניית תקציב לאחזקת בניין

אחד הדברים החשובים ביותר בניהול מבנים הוא בניית תקציב מסודר. זה מה שמבטיח שיהיה כסף לכל מה שצריך, בלי הפתעות לא נעימות. אגב, בתור מי שהיה בוועד בית, אני יכול להגיד שזה אחד הדברים הכי מסובכים לעשות בלי ידע מקצועי.

חברת ניהול מקצועית בונה תקציב שנתי שלוקח בחשבון:

• הוצאות שוטפות – ניקיון, גינון, תחזוקה בסיסית
• הוצאות צפויות – טיפולים תקופתיים במעליות, בדיקות בטיחות
• קרן לשיפוצים – חידוש צבע, שיפוץ לובי, החלפת ציוד
• קרן למקרי חירום – תיקונים גדולים, החלפת מערכות שהתקלקלו

התקציב הזה מאפשר לקבוע את גובה דמי הועד החודשיים באופן הוגן ושקוף, שמשקף את הצרכים האמיתיים של הבניין. חשוב לדעת שהתקציב צריך להיות שקוף לחלוטין – דיירים צריכים לדעת על מה הם משלמים.

תיאום שירות עם בעלי מקצוע

אחד היתרונות המשמעותיים של חברת ניהול ואחזקה הוא היכולת לתאם בעלי מקצוע. פעם ניסיתי להשיג אינסטלטור דחוף לבניין – משימה בלתי אפשרית כמעט. אבל לחברות ניהול יש קשרים עם המון בעלי מקצוע, והם יודעים בדיוק למי להתקשר.

חברת ניהול טובה דואגת ל:

• התקשרות עם בעלי מקצוע אמינים ומורשים
• השגת כמה הצעות מחיר לעבודות גדולות
• פיקוח על ביצוע העבודה
• וידוא שהעבודה נעשתה כראוי לפני התשלום

בנוסף, חברות ניהול בדרך כלל מקבלות מחירים טובים יותר מבעלי מקצוע, כי הן עובדות איתם באופן קבוע. זה יכול לחסוך לא מעט כסף לבניין בטווח הארוך.

מחיר ניהול ואחזקת מבנים

עכשיו הגענו לשאלה שמעניינת את כולם – כמה זה עולה?   התשובה המעצבנת היא "תלוי", יחד עם אנחנו ננסה לפרט קצת יותר, ובכן, המחיר מושפע ממספר גורמים כמו גודל הבניין, מספר הדירות, המערכות שיש בו והשירותים שאתם מבקשים.

מחיר ניהול מבנים

ניהול מבנים נמדד בדרך כלל בעלות פר דירה בחודש. מהניסיון שלי וממה שבדקתי, המחירים נעים בין 50 ל-150 ש"ח לדירה בחודש, תלוי ברמת השירות והבניין. בניינים יוקרתיים יותר עם שירותים נרחבים יכולים לשלם אפילו 200-300 ש"ח לדירה לחודש עבור ניהול, וזה בהחלט שווה את זה.

חשוב לזכור שניהול טוב יכול לחסוך הרבה כסף בטווח הארוך, כי הוא מונע נזקים ומטפל בבעיות לפני שהן מתפתחות.

מחיר אחזקת בניין

אחזקת בניין יכולה להיות מחושבת בכמה דרכים. יש חברות שגובות תשלום קבוע חודשי, בעוד אחרות עובדות לפי קריאות שירות. המחיר יכול לנוע בין 100 ל-400 ש"ח לדירה בחודש, תלוי ברמת השירות, גודל הבניין והמערכות שבו.

לדוגמה, בניין חדש עם מערכות מורכבות כמו חדר כושר, בריכה או לובי מפואר ישלם יותר מאשר בניין פשוט יותר.

הגורמים המשפיעים על המחיר

יש כמה גורמים שמשפיעים באופן משמעותי על המחיר שתשלמו. חשוב להבין אותם כדי להעריך אם הצעת המחיר שקיבלתם היא הוגנת.

• גודל הבניין – מספר הקומות והדירות משפיע ישירות על העלות
• גיל הבניין – בניינים ישנים דורשים יותר תחזוקה ותיקונים
• מורכבות המערכות – מעליות, מערכות חכמות, גנרטורים וכדומה
• רמת השירות – תדירות הניקיון, זמני תגובה לתקלות, זמינות
• שירותים נוספים – גינון, אבטחה, שירותי קבלה

לדוגמא : בניין ממוצע עם 30 דירות שמשדרג את תדירות הניקיון מפעמיים בשבוע לשלוש פעמים, העלות הנוספת לדירה בחודש יכולה להגיע ל-20 ₪ ואתם משדרגים את רמת הניקיון בכ 30% מצד שני במידה ולא רוצים לחרוג מהתקציב ולא רוצים לעשות אספת דיירים לשם העלאת מיסי וועד הבניין ניתן לבצע תרגיל קטן כמו  ויתור על שירותי גינון חיצוניים וכך אפשר להוריד 15 ₪ מהעלות לדירה,  זו דוגמא של איזון ועדיפויות.

טיפים לעבודה עם חברת ניהול ואחזקת מבנים

אחרי שבחרתם להתקשר עם חברת ניהול ואחזקה, חשוב לדעת איך לעבוד איתה בצורה אפקטיבית. קבלו כמה טיפים שיכולים לעזור לכם לקבל את השירות הטוב ביותר.

כיצד לבחור חברת ניהול ואחזקה מתאימה

בחירת חברה מתאימה היא קריטית להצלחת התהליך. מדובר במערכת יחסים ארוכת טווח, ולכן כדאי להקדיש זמן לבחירה נכונה. כשבחרנו חברה לבניין שלנו, עשינו תהליך די מקיף, וזה בהחלט השתלם.

הנה כמה צעדים מומלצים לבחירת חברה:

• ראשית חובה לבדוק את רמת המקצוענות של מנהלי החברה מי הם איזה תעודות ורישיונות של להם (בסופו של יום הם אלה שמכתיבים את רמת המקצוענות בחברה)
• בקשו המלצות מבניינים דומים – דברו עם ועדי בתים אחרים בסביבה
• בדקו ותק בענף – עדיף חברה עם ניסיון של לפחות 5 שנים
• בקשו הצעות מחיר מפורטות מכמה חברות
• בקרו בבניינים שהחברה מנהלת ובדקו את רמת התחזוקה

שכן שלי המליץ על חברה שהוא עובד איתה בבניין שלו במשך 4 שנים. לקחנו את ההמלצה ברצינות, אבל עדיין בדקנו עוד שתי חברות לפני שהחלטנו. זה היה שווה את המאמץ.

סימנים לחברת ניהול אמינה ומקצועית

לא כל חברות הניהול והאחזקה נולדו שוות. יש הבדלים גדולים ברמת המקצועיות והאמינות, אפשר לזהות כמה סימנים לחברה טובה.

סימנים לחברת ניהול אמינה:

• שקיפות מלאה בכל הנוגע לתקציב והוצאות
• דוחות כספיים מסודרים ומפורטים
• זמני תגובה מהירים לפניות דיירים
• צוות קבוע ומוכר שעובד עם הבניין
• הקפדה על לוחות זמנים ותוכניות עבודה

מנהל שזמין כמעט 24/7 בוואטסאפ, זה סוג השירות שמבדיל חברה טובה.

יתרונות השימוש בחברת ניהול ואחזקת מבנים

אחרי שדיברנו על מה זה, כמה זה עולה ואיך לבחור חברה טובה, בואו נדבר על היתרונות. למה בכלל שווה להשקיע בחברת ניהול ואחזקה? יש לזה כמה יתרונות משמעותיים שהופכים את ההשקעה לכדאית.

חיסכון בזמן ומשאבים

אחד היתרונות המובהקים של חברת ניהול מקצועית הוא החיסכון בזמן. אם פעם הייתם בועד בית, אתם יודעים כמה זמן זה לוקח. לי זה גזל בממוצע 6-8 שעות בחודש, וזה בלי להתחשב בחירום שקורה פעם בכמה חודשים.

חברת ניהול מקצועית לוקחת על עצמה את כל ההתעסקות הזאת:

• ניהול הגבייה מהדיירים (כולל טיפול בסרבני תשלום)
• תיאום עם בעלי מקצוע וספקים
• מענה לתלונות ובקשות של דיירים
• פיקוח על עובדי ניקיון ותחזוקה
• דיווחים שוטפים וישיבות ועד

במקום שמישהו מהדיירים יקדיש מזמנו החופשי (בהתנדבות!) לניהול הבניין, חברה מקצועית עושה את זה הרבה יותר טוב ויעיל. זה משחרר את הדיירים להתמקד בחייהם במקום להתעסק בבעיות של הבניין.

מענה מקצועי ומהיר לתקלות

עוד יתרון משמעותי הוא המענה המקצועי והמהיר לתקלות. אני עדיין זוכר את התסכול כשניסיתי להשיג אינסטלטור בערב חג, או כשהמעלית נתקעה ביום שישי בערב. זה סיוט.

חברות ניהול ואחזקה טובות מציעות:

• מוקד שירות זמין (לפעמים 24/7)
• קשרים עם בעלי מקצוע שזמינים גם בשעות לא שגרתיות
• ידע מקצועי לאבחון בעיות מהר ונכון
• יכולת לטפל בכמה תקלות במקביל

לדוגמא פיצוץ צינור בשבת בבוקר. במקום לחפש נואשות אינסטלטור, פשוט התקשרנו למספר החירום של חברת הניהול והם שלחו מישהו תוך שעה. תכל'ס, זה בדיוק בשביל הרגעים האלה שווה לשלם.

שמירה על ערך הנכס לאורך זמן

יתרון משמעותי שהרבה אנשים לא חושבים עליו הוא השמירה על ערך הנכס. כשהבניין מתוחזק כמו שצריך, הדירות שומרות על ערכן ואפילו מתייקרות. חברת ניהול טובה היא השקעה שמחזירה את עצמה.

איך זה קורה בפועל?

• תחזוקה מונעת שמונעת בלאי מהיר של המבנה והמערכות
• טיפול מיידי בבעיות לפני שהן מחמירות
• שמירה על מראה אסתטי של השטחים המשותפים
• ניהול נכון של קרנות לשיפוצים עתידיים

הקונים רואים את ההבדל בין בניין מטופח לבניין מוזנח, ההבדל בין דירה בבניין עם חברת ניהול מעולה, וקיבל 150 אלף ש"ח יותר ממה שמכרו דירה דומה בבניין ליד בלי חברת ניהול. הקונים ראו את ההבדל בין בניין מטופח לבניין מוזנח.